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TUTdigital

Tuttlingen macht sich zukunftsfähig

Ziele & Chancen

Immer stärker werden alle unsere Lebensbereiche durch die Digitalisierung beeinflusst und innovative Projekte vorangetrieben.

Die Stadt Tuttlingen verfolgt mit der Digitalisierung das Ziel, das Leben der Bürger mithilfe von modernen Technologien, innovativen Geschäftsmodellen und sozialen Innovationen zu verbessern und ihnen einen erlebbaren Nutzen zu stiften.
Sowohl innerhalb als auch außerhalb des Rathauses kann so das Beste aus den Fortschritten herausgeholt werden. Wir nutzen die große Chance, mit digitalen Werkzeugen eine höhere Lebensqualität für unsere Bürgerinnen und Bürger zu erzielen.

Handlungsfelder

TUTdigital - Handlungsfelder



Partner und Förderer

Zukunftskommune@bw

Die Stadt Tuttlingen möchte sich mit einer Digitalisierungsstrategie zukunftsorientiert aufstellen und digitale Rahmenbedingungen für ein modernes Verwaltungsmanagment schaffen.

Beim Förderprogramm des Landes Baden-Württemberg "Zukunftskommune@bw" ist ein Teil des Förderziels bis zu 50 Kommunen bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie zu unterstützen.

Da sich die Stadt Tuttlingen schnellstmöglich zukunftsfähig aufstellen und eine digitale Agenda entwickeln sowie mit deren Umsetzung die digitalen Rahmenbedingungen für ein modernes Verwaltungsmanagement schaffen möchte, hat sie sich für diesen Teil des Wettbewerbs beworben und erfolgreich Fördermittel in Höhe von 40.000 Euro erhalten.

www.digital-bw.de/

Logo Digitale Zukunftskommune@bw

Städte, Gemeinden, Landkreise 4.0 – Future Communities 2018

Die Stadtverwaltung Tuttlingen möchte den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Tuttlingen zukünftig die Möglichkeit bieten 7 Tage die Woche, 24 Stunden lang erreichbar zu sein.  Mithilfe eines virtuellen Rathauses auf der Homepage und der Errichtung einiger Querschnittstellen soll diese Bürgerservicestrategie möglich gemacht werden.

Die Stadt Tuttlingen wurde als eine von 45 Preisträgern beim Wettbewerb „Städte, Gemeinden, Landkreise 4.0 – Future Communities“ ausgezeichnet und hat für das Projekt „Bürgerservicestrategie 2018/2019 – Virtuelles Rathaus der Stadt Tuttlingen“ von Digitalisierungsminister Thomas Strobl einen Förderbescheid in Höhe von 25.335,10 Euro erhalten.

Deutscher Bibliotheksverband - Neustart Kultur und WissensWandel 2021 (Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive)

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie hat das Stadtarchiv einen Achivscanner beschafft, der es ermöglicht, Archivalien schonend und sicher zu scannen. Dies sichert nicht nur gedrucktes und geschriebenes Kulturgut, es erleichtert auch die Recherche. 90 Prozent der Beschaffungskosten wurden dabei durch das Förderprogramm des Deutschen Bibliotheksverbandes übernommen.

Projekte

Verbesserung des E-Bürgerservices

Der bereits bestehende E-Bürgerservice auf der Homepage der Stadt Tuttlingen wurde durch die Neugestaltung des Benutzerinterface sowie die Anbindung an das Servicekonto Baden-Württemberg bürgerfreundlicher und barrierefrei gestaltet.
 
Für dieses Digitalisierungsprojekt hat die Stadt Tuttlingen im Zuge des Wettbewerbs „Städte, Gemeinden, Landkreise 4.0 – Future Communities 2018“ als eine von 45 Preisträgern einen Förderbescheid in Höhe von 25.335,10 Euro erhalten.

ePayment für die Bestellung von Personenstandsurkunden

Sie können nun Ihre Personenstandurkunden ganz bequem von zu Hause aus bestellen. Nach dem Ausfüllen Ihrer Daten werden Sie zu folgenden Bezahlmöglichkeiten weitergeleitet: Kreditkarte, PayPal und paydirekt/giropay. Die Urkunden werden anschließend innerhalb weniger Tage an die von Ihnen angegebene Adresse verschickt.

Ausweis-Auskunft

Erhalten Sie online Auskunft darüber, ob Ihr Ausweis bereits fertiggestellt ist oder auf welchem Stand sich der Ausstellungsprozess derzeit befindet.

Verstorbenensuche

Über die Gräbersuche auf der Homepage der Stadt Tuttlingen können Angehörige oder Bekannte nach den Gräbern ihrer Lieben suchen. Bei der Suchanfrage wird der Friedhof (also Stadtgebiet oder Stadtteile), die Grablage, Geburts- sowie Sterbedatum angezeigt.

Park-App

Über die Park-App wird bargeldloses Parken in Tuttlingen möglich gemacht.

Neues Präsentationssystem

Die Anschaffung eines neunen Präsentationssystems eröffnet neue methodische Möglichkeiten für Schulungen, Vorträge, Präsentationen, Ausstellungen, und Projektarbeiten. Im Zuge dessen wurden ebenfalls sogenannte Whiteboards erworben, um eine moderne Arbeits-, Schulungs- und Präsentationsweise zu etablieren.

Einführung eines Raumbuchungssystems

Durch das neue Raumbuchungssystem Condeco wurde die Buchung von Räumen, Dienstfahrrädern und -autos für die Anwender einfacher und übersichtlicher. Auch für die zuständigen Mitarbeiter ist der Prozess der Raumbuchung nun wesentlich effizienter.

Digitale Anzeige im Foyer sowie digitale Türschilder

Die Bürger erhalten direkt beim Betreten des Rathauses wichtige Informationen über die digitale Anzeigetafel. Diese dient zudem als Wegweiser, weist auf Veranstaltungen und Sitzungen im Haus hin und zeigt wichtige Nachrichten der Stadt an.
Die digitalen Türschilder der "öffentlichen" Räume im Rathaus, wie dem Ratssaal oder dem Ubersaal sowie den Fraktionsräumen, geben Hinweise auf dort stattfindende Veranstaltungen sowie die weitere Belegung.

WLan im Rathaus

Ehemals hatte die Tuttlinger Bürgerschaft die Möglichkeit, sich mittels eines Hotspots Zugang zum Internet in der Stadtmitte und im Rathaus zu beschaffen. Über einen freien Wlan-Zugang wurde diese Technik nun an die moderenen Gegebenheiten angepasst.

Überarbeitung der Kinderspielecke

Auch die kleinsten unserer Bürgerinnen und Bürger sollen an der Digitalisierung teilhaben. Im Zuge der Umgestaltung unserer Kinderspielecke im Foyer, wurde den Kindern ebenfalls eine digitale Spielstation der Marke Ravensburger bereitgestellt.

Online-Terminvereinbarung

Durch die erneute Einschränkung des Besucherverkehrs im Rathaus ab November 2020 konnte die Online-Terminvereinbarung sogleich auf die Probe gestellt werden. Je nach Frequenz des Bürgerkontakts sind die Bereiche unterschiedlich detailliert gestaltet. So sind beispielsweise im Bürgerbüro alle Unterlagen aufgelistet, die für eine Leistung mitzubringen sind. Die Resonanz zur Online-Terminvereinbarung ist sehr positiv, sowohl die Bürgerschaft als auch die Mitarbeitenden nutzen die Online-Terminvereinbarung täglich.

Weiterentwicklung des Amts- und Ratsinformationssystems

Der Wechsel des Amt- und Ratsinformationssystem Allris auf SD.net konnte im Laufe des Jahres 2020 vollzogen werden. Von dem neuen Amts- und Ratsinformationssystem verspricht sich die Stadt Tuttlingen Synergieeffekte für Gremiumsmitglieder sowie eine bedienerfreundlichere Anwendung und eine Optimierung der Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung.

Einfühung von Video-Konferenzen

Im Zuge der Corona-Pandemie wurde der Einführung einer videobasierten Kommunikation höchste Bedeutung beigemessen. Den Mitarbeitenden wird seither ermöglicht, mittels verschiedener Online-Kanälen an Seminaren und Vorträgen teilzunehmen. Ebenfalls werden interne Besprechungen auch heute noch vermehrt über das Tool "Teams" von Microsoft abgehalten.
Für die Gremienarbeit wurde ebenfalls die Video-Konferenz eingeführt. Um rechtskräftige Abstimmungen durchführen zu können, wurde hierzu die Rechtsgrundlage geschaffen und die Gemeindeordnung erweitert.

Sichere Kommunikation

Eine sichere Kommunikation mit Bürger*innen und Unternehmen ist für uns von zentraler Bedeutung. Daher hat die Stadtverwaltung Tuttlingen eine Möglichkeit für Externe wie zum Beispiel Bürger mit Wohnsitz außerhalb Baden-Württembergs und Unternehmen geschaffen, um vertrauliche Daten mit der zuständigen Stelle zu teilen. Das Ganze funktioniert natürlich auch umgekehrt. Mitarbeiter*innen können datenschutzrelevante Dokumente sicher an Externe versenden. Der neue Dienst schafft eine Angleichung der Möglichkeiten für Externe – Bürger*innen Baden-Württembergs nutzen für die Übermittlung sensibler Daten auch weiterhin den bewährten Weg über das Servicekonto auf Service-BW.
Zur sicheren Kommunikation einer Verwaltung gehört ebenso die E-Mail Verschlüsselung, welche die Sicherheit der Mail-Kommunikation aus der Verwaltung heraus gewährleistet. 

Ausgabeterminal

In Zukunft ohne persönlichen Kontakt und 24/7 den Personalausweis oder Reisepass abholen? Ein Ausgabeterminal im Innenhof des Rathauses macht dies nun möglich. Nach Einlesen von Fingerabdrücken und der Aufnahme von Kontaktdaten werden die gewünschten Dokumente nach Ausstellung in ein Fach des Ausgabeterminals gelegt. Anschließend bekommt die Person eine Benachrichtigung, woraufhin sie vorbeikommen und das Fach mit Ihrem Fingerabdruck öffnen und ihre Dokumente entnehmen kann.

Barrierefreiheit der städtischen Website

Sukzessive hat die Stadtverwaltung bereits einen großen Teil der Website www.tuttlingen.de barrierefrei gemacht: VoiceReader, Gebärdensprachvideos über die Stadt und den Aufbau unserer neuen Internetseite, sowie Untertitel für Videos und Volltextalternativen. So wird allen Menschen die Möglichkeit gegeben, die Inhalte der städtischen Website wahrzunehmen, zu verstehen und mit ihnen zu agieren. Außerdem wurde der städtischen Website im Frühling 2021 ein neues Design verliehen.

Mobiles und digitales Fundprogramm

Sie haben einen Gegenstand verloren und möchten gerne wissen, ob dieser im Fundbüro abgegeben worden ist? Dann können Sie sich telefonisch, schriftlich, persönlich oder einfach online erkundigen.

Smart Health Check App

Einfach, schnell, kostenlos – die Stadt Tuttlingen bietet verschiedene Möglichkeiten an, einen Corona-Schnelltest zu machen. Die Nutzung der dazugehörigen App bietet den Vorteil, alles papierlos abwickeln zu können. Außerdem muss nicht auf das Ergebnis gewartet werden – es wird automatisch in der App unter allen bisherigen Tests aufgelistet. Um auch vor der eigentlichen Testungen nicht in der Schlange stehen zu müssen, können Sie in der App oder hier online einen Termin vereinbaren.

Virtuelle Rundgänge

Für die Stadt Tuttlingen wurden virtuelle Rundgänge erstellt. So können Sie die Stadt erleben – einfach und bequem von zu Hause aus. Auch die Tuttlinger Museen können Sie online besichtigen.

KiTa-App

Für die zahlreichen städtischen Kindergärten und Kindertagesstätten wurde eigens eine Applikation für die Elternkommunikation beschafft. Hier können nun bevorstehende Termine eingesehen werden, Nachrichten an die Eltern übermittelt, Wochenbücher geteilt und Anmeldungen zum Mittagessen gemacht werden.


Online-Anmeldungen für Stadtführungen

Um sich für eine unserer vielen schönen Stadtführungen anzumelden, müssen Sie nun nicht mehr zum Hörer greifen und Ihr Geld später in Bar mitbringen, sondern Sie können sich ganz einfach über das neue Tool der Verwaltung online anmelden, bezahlen oder eine Führung als Gutschein an Ihre Lieben verschenken.

Mitarbeiterservices

Verschiedene Prozesse und Arbeitsschritte der Verwaltung wurden bereits digitalisiert, um den Alltag der Mitarbeitenden zu vereinfachen und zu effektivieren. Hierunter fallen die Einrichtung eines MDM (Mobile Device Management), eine elektronische Gehaltsabrechnung, digitale Urlaubseinreichung, online Buchung für Dienstfahrzeuge, digitale Raumreservierung, Beschaffung einer Drohne für Baum- und Grabkontrollen, verwendung von Tabletgeräten im Außendienst. Die Mitarbeiterservies werden stets weiter ausgebaut.

Beschaffung eines Spezial-Scanners für das Archiv

Im Rahmen dieser Digitalisierungsstrategie hat das Stadtarchiv jetzt einen Achivscanner beschafft, der es ermöglicht, Archivalien schonend und sicher zu scannen. Anders als bei einem handelsüblichen Flachbildscanner müssen die Unterlagen nicht flach auf einen Scheibe gepresst werden, sondern können liegend von oben her erfasst werden.  Das ermöglicht eine schonende Digitalisierung von Akten, Bänden und Büchern. Außerdem sind die Licht- und Wärmebelastung geringer, auch UV-Strahlung entsteht keine. Das ist vor allem bei historischem Archivgut wichtig, dass bei der herkömmlichen Art des Scannens beschädigt werden könnte.
Der Archivscanner OS 12002 Advanced der Firma Zeutschel aus Tübingen-Hirschau kostet rund 25 000 Euro – 90 Prozent davon bezahlt der Bund im Rahmen des Digitalprogramms für Bibliotheken und Archive innerhalb des Projekts Neustart Kultur und WissensWandel des Deutschen Bibliotheksverbands.

Mitfahrzentrale für Berufspendler "Pendla"

Durch Mitfahrgelegenheiten kann zumindest ein Teil des Verkehrs eingespart werden. Pendla will dieses Konzept so bequem und effizient wie möglich machen: Man gibt die wichtigsten Eckdaten wie die Fahrtstrecke und die üblichen Fahrtzeiten ein, die Pendla-Plattform gleicht diese dann mit den Routen anderer Pendler in der Umgebung ab und zeigt die passenden Ergebnisse an. Über die Plattform kann man dann auch gleich direkt mit dem potentiellen Mitfahrerenden Kontakt aufnehmen. Genutzt werden kann Pendla sowohl von Ein- als auch von Auspendlern und das unabhängig von Arbeitgeber und Wohnort.

Bürgerleitsystem mit Wartemanagement und Terminvergabe

In einemgemeinsamen Wartebereich mit Terminvergabe (vorab online oder direkt am Terminal)  erhalten die Bürger*innen einen Überblick über die Wartezeiten, die ebenfalls über das Smartphone abgerufen werden können.

Online-Anträge und Formulare

Wir arbeiten stetig daran, unser digitales Angebot zu erweitern. Auch die Nutzerfreundlichkeit der Homepage soll durch die Einbindung weiterer Formulare und Anträge gesteigert werden. So können Sie zum Beispiel Ihren Hund online an- und abmelden oder auch Ihren Landesfamilienpass online beantragen. Über die Plattform Service-BW können Sie nicht nur Formulare, sondern auch verschlüsselte Nachrichten an die Stadtverwaltung senden.

Erweiterung ePayment

Nach der Anbindung der Online-Bezahlung bei der Bestellung von Personenstandsurkunden sollen nun bald weitere Verfahren angeschlossen werden. Unter anderem das digitale Bußgeldverfahren und diverse Leistungen auf Service-BW.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Diesem Projekt kommt besondere Bedeutung zu, da die E-Akte und die Digitalisierung der Fachverfahren in den Fachämtern sowie die Digitalisierung des Posteingangs der Stadt als Grundstein für eine digitale Transformation gelten. Auch digitale Anträge sollen hier automatisch eingehen und bearbeitet werden.

Barrierefeiheit im Netz

Barrierefreiheit spielt nicht nur bei Gebäuden eine Rolle. Auch Websites müssen barrierefrei zugänglich sein, sodass Menschen mit Handicaps ebenfalls auf www.tuttlingen.de surfen können. Die barrierefreie umgestaltung der Website sowie des Intranets der Stadtverwaltung ist daher laufend im Gange.

Digitales Baugenehmigungsverfahren

In Zukunft sollen sämtliche Bauanträge digital eingehen können. Die Bearbeitung und Genehmigung erfolgt dann ausschließlich in digitaler Form. Durch die Einführung einer weiteren Schnittstelle können Stellungnahmen sowohl extern als auch intern digital angefordert werden. Durch die digitale Form entfällt die manuelle Versendung der Planunterlagen.

Digitale Rapportierung beim Baubetriebshof

Die internen Aufzeichnungen beim Baubetriebshof im Zuge der Arbeitsrapportierung der Mitarbeitenden werden derzeit digitalisiert, um zum einen Unmengen an Papier einzusparen sowie die Prozesse der Rapportierung zu vereinfachen und deutlich effektiver zu gestalten.

Modernes Adressverwaltungsprogramm

Nachdem die Anforderungen an das neue Adressverwaltungssystem geklärt wurden, haben die Beteiligten sich für ein Modul im DMS enaio® entschieden. Da die Mitarbeitenden kein weiteres Programm bedienen müssen und außerdem die Berechtigungsverwaltung mit dem DMS gemeinsam stattfinden kann, entstehen hier Synergien. Mit der verbesserten zentralen Datenbank sollen bspw. doppelte Adressierungen vermieden werden.

eSiegel und eSignaturen

Um diverse Bescheinigungen und Urkunden auch online ausstellen zu können, werden eSignaturen bzw. eSiegel benötigt. Dieses Werkzeug ergänzt unseren Online-Bürgerservice, denn auch eine digitale Antwort wird somit möglich. Derzeit werden sowohl die notwendigen Voraussetzungen und Zahlen ermittelt, als auch die möglichen Anbieter analysiert.

Hallenbelegungsprogramm

Nach der Einführung eines Programms zur Verwaltung von Hallenbelegungen wird nun an weiteren Modulen gearbeitet. Zukünftig soll es möglich sein, online freie Termine der gewünschten Halle abzufragen und zu buchen.

Cloud-Lösungen

Zur Verbesserung des Daten- und Informationsaustausches

Schulen-App

Smarthpone Anwendung mit Funktinen wie Stundplan, Hausaufgaben-Erinnerung, Klausur-Alarm, Speiseplan, Newsticker. Verschiedene Benutzerberechtigungen für Schüler, Lehrer, Eltern. Eine Testphase an einigen Pilotschulen läuft derzeit.

KiTa-Verwaltungssoftware

Die KiTa-Verwaltungssoftware soll verschiedene Kanäle zu Platzvergabe, Bedarfsanalyse und Elternbeiträge zentralisieren. Der Vorteil ist sowohl auf Seite von Bürgerinnen und Bürgern als auch auf der Seite der Verwaltung zu spüren: Übersicht, erleichterte Bedienung und Zeitersparnis.

eRechnung

Rechtliche Verpflichtungen im Bereich der Digitalisierung behalten wir immer im Blick. So ist auch der Empfang von eRechnungen für Aufträge über dem EU-Schwellenwert über das Portal Service-BW möglich. Um zusätzlich zum Empfang digitaler Rechnungen auch einen digitalen Workflow nutzen zu können, wird auf die Bearbeitung im Dokumentenmanagementsystem enaio® gesetzt.

Online-Sepa-Mandat

Erteilen eines Sepa-Lastschriftverfahrens über ein Online-Formular.