Projekte

Auch das Thema Projektarbeit hat bei der Stadt Tuttlingen Einzug gehalten. Ziel der Etablierung von Projektmanagementstrukturen soll sein, durch wechselnde Projektteams aus verschiedenen Disziplinen eine hohe Innovationsquote und gesteigerte Effizienz zu generieren. Bereits dieses Jahr durften einige Mitarbeiter Schulungen in agilem Projektmanagement besuchen, ihr angeeignetes Wissen floss direkt in erste Projekte. Diese und zukünftige Projekte möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Verbesserung des E-Bürgerservices

Der bereits bestehende E-Bürgerservice auf der Homepage der Stadt Tuttlingen wurde durch die Neugestaltung des Benutzerinterface sowie die Anbindung an das Servicekonto Baden-Württemberg bürgerfreundlicher und barrierefrei gestaltet.
 
Für dieses Digitalisierungsprojekt hat die Stadt Tuttlingen im Zuge des Wettbewerbs „Städte, Gemeinden, Landkreise 4.0 – Future Communities 2018“ als eine von 45 Preisträgern einen Förderbescheid in Höhe von 25.335,10 Euro erhalten.

Ausweis-Auskunft

Erhalten Sie online Auskunft darüber, ob Ihr Ausweis bereits fertiggestellt ist oder auf welchem Stand sich der Ausstellungsprozess derzeit befindet.

Verstorbenensuche

Über die Gräbersuche auf der Homepage der Stadt Tuttlingen können Angehörige oder Bekannte nach den Gräbern ihrer Lieben suchen. Bei der Suchanfrage wird der Friedhof (also Stadtgebiet oder Stadtteile), die Grablage, Geburts- sowie Sterbedatum angezeigt.

Park-App

Über die Park-App wird bargeldloses Parken in Tuttlingen möglich gemacht.

Neues Präsentationssystem

Die Anschaffung eines neunen Präsentationssystems eröffnet neue methodische Möglichkeiten für Schulungen, Vorträge, Präsentationen, Ausstellungen, und Projektarbeiten.

Einführung eines Raumbuchungssystems

Durch das neue Raumbuchungssystem Condeco wurde die Buchung von Räumen, Dienstfahrrädern und -autos für die Anwender einfacher und übersichtlicher. Auch für die zuständigen Mitarbeiter ist der Prozess der Raumbuchung nun wesentlich effizienter.

Digitale Anzeige im Foyer sowie digitale Türschilder

Die Bürger erhalten direkt beim Betreten des Rathauses wichtige Informationen über die digitale Anzeigetafel. Diese dient zudem als Wegweiser, weist auf Veranstaltungen und Sitzungen im Haus hin und zeigt wichtige Nachrichten der Stadt an.
Die digitalen Türschilder der "öffentlichen" Räume im Rathaus, wie dem Ratssaal oder dem Ubersaal sowie den Fraktionsräumen, geben Hinweise auf dort stattfindende Veranstaltungen sowie die weitere Belegung.

Überarbeitung der Kinderspielecke

Auch die kleinsten unserer Bürgerinnen und Bürger sollen an der Digitalisierung teilhaben. Im Zuge der Umgestaltung unserer Kinderspielecke im Foyer, wurde den Kindern ebenfalls eine digitale Spielstation der Marke Ravensburger bereitgestellt.

Online-Terminvereinbarung

Durch die erneute Einschränkung des Besucherverkehrs im Rathaus ab November 2020 konnte die Online-Terminvereinbarung sogleich auf die Probe gestellt werden. Je nach Frequenz des Bürgerkontakts sind die Bereiche unterschiedlich detailliert gestaltet. So sind beispielsweise im Bürgerbüro alle Unterlagen aufgelistet, die für eine Leistung mitzubringen sind. Die Resonanz zur Online-Terminvereinbarung ist sehr positiv, sowohl die Bürgerschaft als auch die Mitarbeitenden nutzen die Online-Terminvereinbarung täglich.

Weiterentwicklung des Amts- und Ratsinformationssystems

Der Wechsel des Amt- und Ratsinformationssystem Allris auf SD.net konnte im Laufe des Jahres 2020 vollzogen werden. Von dem neuen Amts- und Ratsinformationssystem verspricht sich die Stadt Tuttlingen Synergieeffekte für Gremiumsmitglieder sowie eine bedienerfreundlichere Anwendung und eine Optimierung der Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung.

Online-Anträge und Formulare

Wir arbeiten stetig daran, unser digitales Angebot zu erweitern. Auch die Nutzerfreundlichkeit der Homepage soll durch die Einbindung weiterer Formulare und Anträge gesteigert werden. So können Sie zum Beispiel Ihren Hund online an- und abmelden oder auch Ihren Landesfamilienpass online beantragen. Über die Plattform Service-BW können Sie nicht nur Formulare, sondern auch verschlüsselte Nachrichten an die Stadtverwaltung senden.

ePayment

Derzeit werden die Verträge mit den Zahlungsverkehrsprovidern geschlossen (paydirect, paypal, giropay und Kreditkarte). Sobald diese vorliegen, werden verschiedene Leistungen daran angeschlossen: Bestellung von Personenstandsurkunden, das digitale Bußgeldverfahren und diverse Leistungen auf Service-BW.

OWI21 (digitales Bußgeldverfahren)

Das digitale Bußgeldverfahren soll im Januar 2021 online gestellt werden. Ordnungswidrigkeiten werden somit nicht nur digital erfasst, sondern auch online angehört und abgeschlossen. So können bspw. Strafzettel bequem von zu Hause aus erledigt werden. Sobald das ePayment für die Stadtverwaltung beschafft wurde, wird dies auch beim OWI21 integriert.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Diesem Projekt kommt besondere Bedeutung zu, da die E-Akte und die Digitalisierung der Fachverfahren in den Fachämtern sowie die Digitalisierung des Posteingangs der Stadt als Grundstein für eine digitale Transformation gelten. Auch digitale Anträge sollen hier automatisch eingehen und bearbeitet werden.

Digitales Baugenehmigungsverfahren

In Zukunft sollen sämtliche Bauanträge digital eingehen können. Die Bearbeitung und Genehmigung erfolgt dann ausschließlich in digitaler Form. Durch die Einführung einer weiteren Schnittstelle können Stellungnahmen sowohl extern als auch intern digital angefordert werden. Durch die digitale Form entfällt die manuelle Versendung der Planunterlagen.

Digitale Rapportierung beim Baubetriebshof

Die internen Aufzeichnungen beim Baubetriebshof im Zuge der Arbeitsrapportierung der Mitarbeitenden werden derzeit digitalisiert, um zum einen Unmengen an Papier einzusparen sowie die Prozesse der Rapportierung zu vereinfachen und deutlich effektiver zu gestalten.

Sichere Kommunikation

Die sichere Kommunikation nach außen, aber auch eine datenschutzkonforme Plattform für die interne Teamarbeit wird in diesem Jahr festgelegt. So streben wir eine Cloud an, die sowohl mit Kolleginnen und Kollegen, als auch mit Externen geteilt werden kann (z.B. Ingenieure in Großbauprojekten). So können die beiden Zwecke in einer Lösung vereint werden, sodass Kosten gespart werden können und die Mitarbeitenden sich nur mit einem Programm vertraut machen müssen. Außerdem wurden die Voraussetzungen für eine E-Mail-Verschlüsselung geschaffen, die ab Januar in die Umsetzungsphase geht. So können Daten mit Unternehmen oder bspw. Eltern von Schulkindern sicher ausgetauscht werden.

KiTa-Verwaltungssoftware

Die KiTa-Verwaltungssoftware soll verschiedene Kanäle zu Platzvergabe, Bedarfsanalyse und Elternbeiträge zentralisieren. Der Vorteil ist sowohl auf Seite von Bürgerinnen und Bürgern als auch auf der Seite der Verwaltung zu spüren: Übersicht, erleichterte Bedienung und Zeitersparnis.

Modernes Adressverwaltungsprogramm

Nachdem die Anforderungen an das neue Adressverwaltungssystem geklärt wurden, haben die Beteiligten sich für ein Modul im DMS enaio® entschieden. Da die Mitarbeitenden kein weiteres Programm bedienen müssen und außerdem die Berechtigungsverwaltung mit dem DMS gemeinsam stattfinden kann, entstehen hier Synergien. Mit der verbesserten zentralen Datenbank sollen bspw. doppelte Adressierungen vermieden werden.

eSiegel und eSignaturen

Um diverse Bescheinigungen und Urkunden auch online ausstellen zu können, werden eSignaturen bzw. eSiegel benötigt. Dieses Werkzeug ergänzt unseren Online-Bürgerservice, denn auch eine digitale Antwort wird somit möglich. Derzeit werden sowohl die notwendigen Voraussetzungen und Zahlen ermittelt, als auch die möglichen Anbieter analysiert.

Barrierefreiheit der städtischen Homepage

Durch dieses Projekt soll die städtische Homepage an die gesetzlichen Anforderungen zur Barrierefreiheit angepasst werden. Ziel des Projekts ist es, dass alle Menschen die Inhalte der städtischen Website wahrnehmen, verstehen und mit ihnen agieren können.

eRechnung

Rechtliche Verpflichtungen im Bereich der Digitalisierung behalten wir immer im Blick. So ist auch der Empfang von eRechnungen für Aufträge über dem EU-Schwellenwert über das Portal Service-BW möglich. Um zusätzlich zum Empfang digitaler Rechnungen auch einen digitalen Workflow nutzen zu können, wird auf die Bearbeitung im Dokumentenmanagementsystem enaio® gesetzt.