Sichere Kommunikation

Leitfaden zur Nutzung von Cryptshare® auf dem Webserver

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit mit oder ohne Passwort zu arbeiten. Falls Sie ohne Passwort arbeiten ist der Datentransport dennoch verschlüsselt, den Dateiabruf vom Server kann allerdings jeder starten, der Zugriff auf das Empfänger-Emailpostfach hat. Maximale Sicherheit erreichen Sie bei Verwendung eines Passwortes.
Bitte verwenden Sie nur dann ein Passwort, wenn Sie einen direkten Kontakt zu einem Mitarbeiter der Stadtverwaltung haben.
Ein für den Zugriff erforderliches Passwort muss mindestens:

  • 8 Zeichen,
  • ein Großbuchstaben
  • und eine Zahl beinhalten.

Wichtig: Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Überprüfung des Benutzers über dessen E-Mail-Adresse. Diese Verifizierung ist maximal 30 Tage gültig und verlängert sich automatisch nach jeder Nutzung.
Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der nächsten Anmeldung eine erneute Verifizierung. Eine neue Verifizierung ist auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich.

IT-Sicherheit

Bitte beachten Sie, dass nur folgende Dateitypen über Cryptshare versendet werden können. Alle anderen Dateitypen werden beim Transfer erkannt und verworfen.

  • .docx | .xlsx | .pptx | .pdf | .jpg | .png| .psd | .psb | .zip | .7z | .dwg | .dxf | .shp

Hinweise für Versender

1. Be­reit­stel­lung von Dateien

  • Rufen Sie mit einem Webbrowser das Transfer-Portal https://cs.tuttlingen.de auf.
  • Klicken Sie auf „Bereitstellen“. Anschließend tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein und klicken auf „Weiter“.
  • Hinweis: Bei der ersten Nutzung von Cryptshare® wird eine Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse verlangt. Sie erhalten diesen Verifizierungscode durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse. Der Code wird Ihnen an Ihre E-Mail-Adresse zugesandt und ist 30 Tage gültig. Geben Sie ihn unter „Verifizierung“ ein und klicken auf „Verifizieren“.

2. Empfän­ger E-Mail-Adresse

  • Hier können Sie wie bei einer E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben. Es können auch mehrere Empfänger angegeben werden.
  • Unterschiedliche E-Mail-Adressen trennen Sie durch ein Komma oder ein Leerzeichen.
  • Klicken Sie auf „Weiter“.

3. Vertrauliche Nachricht und Dateien hin­zu­fü­gen

  • Vertrauliche Nachricht
    • Mit einem Klick auf "Hinzufügen" öffnet sich ein Fenster, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken auf "Speichern".
    • Hinweis: In der Betreffzeile werden keine Sonderzeichen oder Umlaute akzeptiert.
  • Datei hinzufügen
    • Mit einem Klick auf "Durchsuchen" öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihren PC nach Dateien durchsuchen und diese hinzufügen oder mittels Drag & Drop einfügen können.
    • Wenn Sie die Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

4. Tran­sfer­optionen

  • Der Transfer ist standardmäßig für maximal 30 Tage abrufbar, Sie können das Ablaufdatum ändern und damit eine kürzerer Liegezeit einstellen.
  • Unter „Benachrichtigungsoptionen“ können Sie sich über Zustellung und Abruf des Dateitransfers benachrichtigen lassen.
  • Abschließend wählen Sie, ob Sie  ein Passwort vergeben oder den Transfer ohne Passwort starten.
  • Bitte verwenden Sie nur dann ein Passwort, wenn Sie einen direkten Kontakt zu einem Mitarbeiter der Stadtverwaltung haben.
  • Hinweis: Teilen Sie dem Empfänger das vergebene Passwort mit, da dieser sonst keinen Zugriff auf Ihre verschlüsselte E-Mail hat.
  • Nutzen Sie für diese Mitteilung idealerweise keine E-Mail, sondern Telefon oder Fax.

5. Empfänger­be­nach­richtigung

  • Bevor Sie den Transfer starten, bekommen Sie die standardmäßige Nachricht angezeigt, durch die der Empfänger über Ihren Dateitransfer benachrichtigt wird.
  • Klicken Sie auf „Transfer starten“.

6. Die Dateien werden hoch­geladen

  • Wenn Sie den Dateitransfer gestartet haben, werden Ihre Dateien sicher an den Cryptshare®-Server übertragen und dort verschlüsselt abgelegt. Nachdem alle Dateien hochgeladen wurden, bekommen Sie alle Details zum Dateitransfer noch einmal in einer Übersicht dargestellt.
  • Hinweis: Dieses Fenster (Übersicht) wird auch schon angezeigt, während der Dateitransfer noch auf dem Cryptshare®-Server verschlüsselt wird. Dies kann bei größeren Dateien einen Moment dauern. Während dessen kann in dem Fenster keine weitere Aktion durchgeführt werden. Sie können es aber schließen.
  • Ist die Verschlüsselung abgeschlossen, können Sie einen weiteren Dateitransfer tätigen. Klicken Sie hierzu auf „Neuen Transfer starten“. Wenn Sie fertig sind, können Sie dieses Fenster schließen. Abschließend bekommen Sie noch eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass die von Ihnen eingetragenen Empfänger über die bereitstehenden Dateien informiert wurden.

Hinweise für Empfänger

1. Em­pfän­ger­be­nach­richtigung

  • Als Empfänger eines Cryptshare®-Dateitransfers erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail. Diese enthält die Details des Absenders und einen Link zum Abruf der Dateien.
  • Um die Dateien abzurufen, klicken Sie in der E-Mail auf den Link „Dateien abrufen“.

2. Trans­fer abrufen

  • Es erscheint eine Web-Oberfläche, in der die Transferkennung bereits automatisch eingetragen ist. Wenn der Absender ein Passwort eingestellt und dieses Ihnen mitgeteilt hat, geben Sie es unter „Passwort“ ein. Klicken Sie auf „Weiter“.
  • Hat der Versender kein Passwort vergeben, fahren Sie mit dem Abruf „Transferdateien herunterladen“ fort. Sie können nun mit einem Klick alle Dateien zusammen als ZIP-Archiv speichern oder durch Klick auf den Dateinamen die Dateien einzeln öffnen.
  • Bei Klick auf das Aufklappelement können Sie sich weitere Detailinfos zum Dateitransfer anzeigen lassen. Hat der Absender die Option „Transferabruf“ aktiviert, wird er automatisch über den Abruf der Dateien per E-Mail benachrichtigt.